È possibile organizzare al meglio il proprio lavoro d’ufficio? Ogni giorno ogni manager, segretario e addetto alla fatturazione o all’area amministrativa si trova a dover sbrigare un sacco di adempimenti e a gestire una marea di contratti, documenti fiscali, report finanziari, pianificare l’agenda, rispondere al telefono, gestire la propria rubrica, partecipare a seminari e meeting, etc. etc.
I troppi impegni e gli imprevisti possono cagionare lo stress da lavoro e farci perdere di vista le cose prioritarie da sbrigare, specie se si è addetti alla funzione di gestione e di controllo.
Per evitare duplicazioni, sprechi, ridondanze, ritardi e dimenticanze, è fondamentale organizzarsi al meglio: post-it personalizzati e memo sono i nostri più cari “alleati” per ottimizzare la pianificazione del proprio lavoro da segretari, impiegati contabili ed addetti all’area amministrativa.
E, allora, dato che viviamo nell’era del multitasking e del proliferare dello stress, ecco la guida utile che ti consente di organizzare al meglio il tuo lavoro da ufficio con alcuni gadget utili in ufficio.
Ecco tutti i buoni consigli di Publygraph.com.
Organizzare il lavoro da ufficio: tutti i consigli utili
Stress da lavoro? Come organizzare al meglio le attività e i compiti assegnati dal capo d’ufficio? Impariamo a sbrigare i doveri e i flussi lavorativi divertendoci! In che modo? Ecco le best practice da seguire.
#1. Pianificare tutte le attività
Per “sopravvivere” agli impegni lavorativi e alla gestione day-by-day, ogni addetto all’area amministrativa deve essere in grado di programmare tutte le attività.
Organizziamoci con i post-it personalizzati: a seconda del colore applichiamo il metodo ABC che consente di assegnare ad ogni attività da sbrigare un valore che va da A a C.
- A corrisponde a tutte le attività fondamentali, quelle che devono essere portate a termine entro 24 ore dall’assegnazione. Si tratta di tutte le urgenze! In questo caso è bene utilizzare post-it coloratissimi: meglio preferire il rosso.
- B corrisponde alle altre attività importanti, ma che sono meno urgenti di quelle riportate in A e possono aspettare anche qualche giorno. In genere, si tratta di tutte le attività che devono essere svolte nel giro di 3/4 giorni al massimo. Anche in questo caso, è bene organizzarsi al meglio e utilizzare un post-it personalizzato di colore giallo.
- C corrisponde alle attività non fondamentali rispetto alle tue priorità di oggi e possono essere svolte anche nel giro di 10-20 giorni. In questo caso, è buon consiglio utilizzare post-it personalizzati di colore verde.
Detto in altre parole:
- A sono tutti i “MUST”;
- B sono tutti i “SHOULD”;
- C sono tutte i “COULD”.
#2. Evitare di rimandare un problema
I problemi devono essere affrontati subito, mai rimandare al domani. Affrontare il problema direttamente significa parlare con il capo e cercare di spiegare le possibili cause che ne hanno determinato l’insorgenza.
Lavorare in team consente ad ogni risorsa umana di trovare una possibile soluzione al problema.
Una valida soluzione è quella di scomporre il problema in piccole parti che possono essere risolte separatamente: più un problema è complesso e maggiore è il numero delle variabili che dobbiamo considerare per la sua risoluzione.
E, allora, aiutiamoci con i post-it personalizzati e colorati per costruire un diagramma causa-effetto o diagramma a lisca di pesce.
#3. Calendarizzare un’attività in scadenza
Calendarizzare un’attività in scadenza ci consente di non perderla di vista, sarebbe opportuno svolgerla man mano in modo tale da rivederla e ricontrollarla.
#4. Scrivere un memo sui post-it personalizzati
Come scrivere un memo efficace sui post-it personalizzati? Dal momento che in ogni ufficio è bene lavorare in team, i memo rappresentano un buon strumento di comunicazione aziendale per inviare messaggi, comunicare delle informazioni, risolvere un problema, fissare un appuntamento o un meeting aziendale.
I memo redatti sui post-it personalizzati hanno una funzione multitasking e permettono di raggiungere molteplici destinatari promemoria di business.
Ogni memo deve contenere un titolo e l’oggetto del rapporto dovrebbe essere una breve frase che ci consente di descrivere l’intero contenuto del testo.
Si deve sempre comporre il paragrafo di apertura per indicare l’intenzione del testo e un’idea generale di quali informazioni verranno presentate nel corpo testuale.
Le frasi usate per descrivere il problema, per definire la questione dovrebbero essere corte e andare dritte al sodo, senza troppi giri di parole.
#5. Fare il punto in 10 minuti
Quando si lavora, l’ideale è silenziare tutte le notifiche del cellulare: si perde molto tempo a stare dietro a tutti gli aggiornamenti e a tutte le notifiche o email o sms che riceviamo in ogni istante.
Ad esempio, se si legge una mail nel momento in cui arriva, si perde un paio di minuti a leggerla e a rispondere, ma per ritrovare la concentrazione se ne perdono altrettanti.
Quando si arriva a casa o prima di iniziare la giornata lavorativa, è buon consiglio dedicare 10 minuti a leggere tutte le notifiche in sospeso, le email e organizzare le attività del giorno dopo, oltre a prevenire le urgenze per non farsi travolgere.
Metti in pratica questi utili consigli e inizia a utilizzare i post-it personalizzati per migliorare la pianificazione del tuo lavoro da ufficio.
